Prowadzisz firmę, a Twoja skrzynka mailowa pęka w szwach od wiadomości, zapytań i ofert? W ferworze codziennych obowiązków nietrudno przeoczyć wiadomość lub celowo odłożyć odpowiedź „na później”.
Większość z nas żyje w przekonaniu, że brak odpowiedzi to jasny sygnał: „nie jestem zainteresowany”. Czy jednak dla przedsiębiorcy milczenie zawsze oznacza brak zgody?
Zapraszamy do zapoznania się z nowym odcinkiem Podcastu Kancelarii:
Z prawnego punktu widzenia zignorowanie e-maila od kontrahenta może przynieść bardzo nieprzyjemne konsekwencje, prowadząc do… automatycznego zawarcia umowy. Jak to możliwe?
Zasada ogólna: milczenie nie jest oświadczeniem woli
Na wstępie warto uspokoić: ogólna zasada prawa cywilnego mówi jasno – milczenie nie oznacza zgody. Nie ma ogólnego obowiązku, który zmuszałby nas do reagowania na każdą przesłaną ofertę czy propozycję. Nikt nie może wysłać nam towaru i żądać zapłaty tylko dlatego, że nie odpisaliśmy na jego e-mail.
Wyjątek, który zaskakuje przedsiębiorców (Art. 68(2) K.C.)
Prawo przewiduje jednak jeden niezwykle ważny wyjątek, który dotyczy wyłącznie obrotu profesjonalnego. Wynika on z art. 68(2) Kodeksu cywilnego i ustanawia instytucję tzw. milczącego przyjęcia oferty. Dla wielu przedsiębiorców odkrycie działania tego przepisu w praktyce bywa bardzo kosztowną niespodzianką.
Aby brak odpowiedzi został uznany za automatyczne i prawnie wiążące zawarcie umowy, muszą zostać spełnione łącznie trzy warunki:
1. Adresatem oferty jest przedsiębiorca – przepis ten uderza wyłącznie w podmioty profesjonalne. To przedsiębiorca ponosi ryzyko swojego milczenia.
2. Oferta mieści się w zakresie działalności przedsiębiorcy – usługa nie musi być tym, co firma
bezpośrednio świadczy i co ma wpisane w głównym kodzie PKD (CEIDG). Wystarczy, że jest to
usługa ściśle powiązana z funkcjonowaniem tego biznesu.
3. Strony pozostają w stałych stosunkach gospodarczych – to najistotniejszy warunek, który
wymaga, aby nadawca i odbiorca znali się z wcześniejszej, regularnej współpracy.
PRZYKŁAD Z PRAKTYKI: WARSZTAT SAMOCHODOWY
Wyobraźmy sobie mechanika, który prowadzi warsztat. Do prowadzenia działalności używa
podnośników, które regularnie (np. co roku od 5 lat) serwisuje u tego samego specjalisty. Jeśli ów serwisant wyśle do mechanika e-mail z ofertą: „Tegoroczny serwis podnośników wykonam w
czwartek za 5000 zł netto”, a mechanik nic nie odpisze, umowa zostaje zawarta. Mechanik nie może później odmówić zapłaty, twierdząc, że cena była zawyżona lub że w ogóle nie zamawiał tej usługi. Milczenie w tej relacji stanowiło wiążącą akceptację.
Czym są „stałe stosunki gospodarcze”? Gdzie leży granica?
Pojęcie stałych stosunków gospodarczych bywa kością niezgody przed sądami, które podchodzą do niego dość rygorystycznie. Nie ma jednoznacznej definicji opartej na konkretnej liczbie umów (np. „trzy umowy to już stała relacja”). Wszystko zależy od charakteru świadczenia. Cykliczny serwis maszyn dokonywany co roku przez okres pięciu lat z pewnością zostanie uznany za relację stałą. Z drugiej strony, incydentalne zamawianie cateringu na firmową Wigilię – raz w jednej firmie, raz w innej (nawet jeśli w ciągu 5 lat skorzystaliśmy z
tej samej cukierni np. cztery razy) – może nie zostać uznane za stałą współpracę, która uzasadniałaby rygor milczącego przyjęcia oferty.
Kluczowe jest to, czy podmioty „znają się” na tyle dobrze biznesowo, że wiedzą, czego mogą się od siebie spodziewać w ramach utartych schematów działania. Kto może złożyć wiążącą ofertę?
O ile ofiarą milczącego przyjęcia oferty (adresatem) musi być zawsze przedsiębiorca, o tyle oferentem może być w zasadzie każdy. Przepisy nie wymagają, aby po drugiej stronie również stała firma. Ofertę
może złożyć podmiot nieprofesjonalny, a nawet konsument (osoba fizyczna).
W praktyce, ze względu na konieczność istnienia „stałych stosunków gospodarczych”, najczęściej będzie to relacja B2B (firma-firma). Jednak może to dotyczyć również np. osoby fizycznej, która od lat sprząta biura firmy na podstawie cyklicznych umów o dzieło lub zlecenia.
Jak uniknąć niechcianej umowy? Zareaguj niezwłocznie!
Co zrobić, gdy otrzymamy ofertę od stałego kooperanta, ale z jakiegoś powodu nie chcemy jej
przyjmować lub warunki nam nie odpowiadają?
Złota zasada: Przerwij milczenie!
Przepis wskazuje, że reakcja adresata musi nastąpić niezwłocznie (bez nieuzasadnionej zwłoki).
Czas ten musi wystarczyć na zapoznanie się z ofertą i sformułowanie odpowiedzi.
Co ważne, by zablokować automatyczne zawarcie umowy, nie musisz od razu stanowczo odrzucać oferty. Wystarczy jakakolwiek odpowiedź, która nie jest jednoznaczną zgodą. E-mail o treści:
„Dziękuję za ofertę, musimy to przemyśleć, potrzebujemy 3 dni na analizę” w zupełności wystarczy,
by przerwać bieg milczenia i ochronić firmę przed niechcianym zobowiązaniem.
Zarząd Spółki z o.o., reprezentacja łączna a milczenie
Bardzo ciekawym problemem praktycznym jest sytuacja dużych spółek kapitałowych (np. Sp. z o.o.), w których obowiązuje tzw. reprezentacja łączna. Oznacza to, że do zaciągnięcia zobowiązania (zawarcia umowy) konieczne jest współdziałanie np. dwóch członków zarządu.
Co się stanie, jeśli jeden z członków zarządu milczy (nie odpowiada na ofertę od stałego kontrahenta), a drugi w ogóle o niej nie wie lub również milczy? Czy dochodzi do zawarcia umowy?
Odpowiedź brzmi: nie. Milczenie tylko jednego z członków zarządu nie może zostać uznane za złożenie oświadczenia woli w imieniu spółki. Uznanie takiego milczenia za zawarcie umowy
byłoby de facto obejściem przepisów dotyczących reprezentacji w spółce. Jeśli zarząd chce, by
komunikacja e-mailowa ze stałym kontrahentem działała w taki sposób, rozwiązaniem może być wskazanie w umowach ramowych wspólnego, dedykowanego adresu e-mail dostępnego dla obojga członków zarządu.
Jak systemowo zabezpieczyć firmę?
Przedsiębiorcy ponoszą pełne ryzyko swojej działalności i muszą znać prawo – wymaga się od nich podwyższonej staranności. Aby uniknąć stresu związanego z ignorowaniem korespondencji z dotychczasowymi partnerami, warto uregulować tę kwestię.
Podpisując z kontrahentem umowę ramową lub ogólne warunki współpracy (OWU), można wprost wyłączyć stosowanie art. 68(2) Kodeksu cywilnego. Dzięki takiemu drobnemu zapisowi zyskujesz pewność, że w Waszych relacjach żadna oferta nie stanie się umową bez wyraźnego i jednoznacznego potwierdzenia.